Trong môi trường làm việc nhiều áp lực và thông tin dồn dập, việc phân loại và xử lý công việc hiệu quả là kỹ năng quan trọng mà bất kỳ nhân sự nào cũng cần có. Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian đơn giản nhưng cực kỳ thực tiễn, được áp dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng Ma trận Eisenhower để nâng cao hiệu suất cá nhân và tập trung vào những nhiệm vụ tạo ra giá trị thực sự.
1. Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower là một phương pháp phân loại công việc dựa trên hai tiêu chí:
- Mức độ quan trọng
- Tính khẩn cấp
Tên gọi của ma trận xuất phát từ Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, người nổi tiếng với khả năng ra quyết định nhanh và hiệu quả. Một câu nói nổi tiếng của ông là:
“Điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp, và điều khẩn cấp hiếm khi quan trọng.”
Dựa trên nguyên tắc này, Ma trận Eisenhower chia công việc thành 4 nhóm:
|
Khẩn cấp |
Không khẩn cấp |
|
|---|---|---|
|
Quan trọng |
Nhóm 1: Làm ngay |
Nhóm 2: Lên kế hoạch, đầu tư dài hạn |
|
Không quan trọng |
Nhóm 3: Uỷ quyền hoặc xử lý nhanh |
Nhóm 4: Loại bỏ hoặc hạn chế |
2. Ý nghĩa của từng nhóm công việc
🟦 Nhóm 1: Khẩn cấp và Quan trọng – Hành động ngay (Do First)
Đây là nhóm công việc vừa mang tính cấp bách về thời gian, vừa có tác động lớn đến mục tiêu, kết quả kinh doanh hoặc uy tín doanh nghiệp.
Các nhiệm vụ thuộc nhóm này thường:
- Gắn với deadline cụ thể, không thể trì hoãn.
- Nếu không thực hiện ngay, sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng.
- Yêu cầu xử lý trực tiếp, không thể ủy quyền.
Ví dụ cụ thể trong môi trường doanh nghiệp:
- Sự cố kỹ thuật ảnh hưởng đến hệ thống bán hàng trực tuyến.
- Báo cáo tài chính phải nộp cho cơ quan quản lý trong ngày.
- Khách hàng lớn hủy hợp đồng nếu không có phản hồi trong vòng 1 giờ.
Ghi nhớ:
- Luôn dành thời gian xử lý Nhóm 1 vào đầu ngày hoặc đầu ca làm việc.
- Nếu có quá nhiều việc thuộc nhóm này, đó là dấu hiệu của việc thiếu lập kế hoạch (Q2).
🟩 Nhóm 2: Quan trọng nhưng Không khẩn cấp – Đầu tư chiến lược (Schedule)
Đây là nhóm công việc có giá trị cao, nhưng thường bị trì hoãn vì không có yếu tố “khẩn cấp” thúc ép. Tuy nhiên, chính những nhiệm vụ này quyết định sự phát triển dài hạn của cá nhân và doanh nghiệp.
Các công việc nhóm này thường liên quan đến:
- Phát triển kỹ năng chuyên môn và tư duy.
- Cải tiến quy trình, chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
- Lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, phát triển thị trường.
Ví dụ trong thực tế:
- Lên kế hoạch quý cho phòng ban.
- Đào tạo kỹ năng lãnh đạo cho nhân sự kế thừa.
- Tổ chức họp cải tiến quy trình vận hành.
- Xây dựng hệ thống CRM mới thay thế file Excel rời rạc.
Ghi nhớ:
- Dành thời gian chủ động, có lịch cố định hằng tuần cho các việc nhóm này.
- Không bảo vệ được thời gian Q2, bạn sẽ bị Q1 và Q3 chi phối.
- Người thành công nhất thường dành 70–80% thời gian trong nhóm Q2.
🟧 Nhóm 3: Khẩn cấp nhưng Không quan trọng – Phản ứng có chọn lọc (Delegate)
Đây là nhóm việc có vẻ cần xử lý ngay, nhưng không tạo ra giá trị trực tiếp cho mục tiêu cá nhân hoặc tổ chức. Thường là việc phát sinh do người khác giao, hoặc do quy trình thiếu tối ưu.
Đặc điểm nhận diện:
- Có yếu tố “gấp” nhưng không ảnh hưởng đến kết quả chính.
- Gây xao nhãng, gián đoạn công việc trọng tâm.
- Có thể ủy quyền, hoãn lại hoặc phản hồi ngắn gọn.
Ví dụ thường gặp:
- Trả lời email CC không liên quan trực tiếp đến bạn.
- Họp gấp nhưng không có vai trò rõ ràng.
- Đồng nghiệp nhờ xử lý hộ báo cáo sát deadline.
- Lời mời tham gia group chat không liên quan đến chuyên môn.
Ghi nhớ:
- Hãy hỏi: “Việc này có thật sự cần tôi không?”
- Nếu có thể, ủy quyền hoặc từ chối lịch sự.
- Lập danh sách những việc dễ bị xếp nhầm từ Q3 sang Q1 để tránh rơi vào bẫy “bận rộn không hiệu quả”.
🟥 Nhóm 4: Không khẩn cấp và Không quan trọng – Loại bỏ hoặc kiểm soát (Eliminate/Minimize)
Đây là nhóm công việc không mang lại giá trị, thường tiêu tốn thời gian, gây xao nhãng và khiến bạn đánh mất sự tập trung. Không có việc nhóm 4 nào thực sự cần thiết để tồn tại trong lịch làm việc hằng ngày.
Dạng phổ biến của nhóm 4:
- Hành vi giải trí không kiểm soát trong giờ làm việc.
- Thói quen trì hoãn bằng các hoạt động không liên quan.
- Sự “đa nhiệm giả” (chuyển đổi liên tục giữa các việc không liên quan).
Ví dụ rõ ràng:
- Xem video giải trí trong giờ làm việc.
- Theo dõi drama nội bộ công ty không liên quan đến chuyên môn.
- Lướt Facebook khi đang cần tập trung báo cáo.
Ghi nhớ:
- Việc nhóm 4 có thể khiến bạn đánh mất 2–3 giờ mỗi ngày mà không nhận ra.
- Thiết lập ranh giới sử dụng mạng xã hội và ứng dụng giải trí cá nhân trong giờ hành chính.
- Hạn chế họp/hội thoại nội bộ không cần thiết.
3. Làm sao để áp dụng Ma trận Eisenhower vào công việc?
B1. Lập danh sách công việc
Trước khi phân loại, bạn cần viết ra tất cả các việc cần làm: nhiệm vụ, dự án, việc cá nhân, deadline,…
Ghi càng đầy đủ càng tốt, tránh bỏ sót những việc tưởng như nhỏ nhưng lại chi phối tâm trí.
B2. Phân loại mức độ theo 2 tiêu chí: Quan trọng & Khẩn cấp
Dựa vào hai câu hỏi:
- Việc này có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu/kết quả lớn không? (Quan trọng)
- Việc này có cần xử lý gấp, có deadline gần, nếu không làm sẽ phát sinh rủi ro không? (Khẩn cấp)
Từ đó, bạn đưa mỗi việc vào 1 trong 4 nhóm:
|
Nhóm |
Mô tả |
Hành động |
|
I |
Quan trọng & Khẩn cấp |
Làm ngay |
|
II |
Quan trọng & Không khẩn cấp |
Lên lịch rõ ràng |
|
III |
Không quan trọng & Khẩn cấp |
Uỷ quyền, kiểm soát |
|
IV |
Không quan trọng & Không khẩn cấp |
Loại bỏ |
B3. Học cách từ chối
Rất nhiều công việc “khẩn cấp giả” đến từ người khác. Hãy tập kỹ năng từ chối lịch sự để bảo vệ thời gian cho những việc thật sự quan trọng. Gợi ý:
- “Tôi đang xử lý nhiệm vụ ưu tiên cao, bạn có thể nhờ A/B hỗ trợ nhé.”
- “Việc này cần thời gian, mình hẹn bạn sau 2h nhé.”
B4. Loại bỏ xao nhãng trước khi làm việc sâu
Xác định rõ những việc nhóm IV (không quan trọng, không khẩn cấp) như:
- Lướt mạng xã hội
- Xem tin tức giải trí không liên quan
- Họp không có mục tiêu
=> Thiết lập vùng làm việc sâu: tắt thông báo, đặt giới hạn thời gian check email, lên lịch cụ thể cho các block công việc quan trọng.
B5. Đánh giá lại mỗi tuần
Cuối tuần, hãy dành 15–30 phút để:
- Xem lại bạn đã dành bao nhiêu % thời gian cho mỗi nhóm.
- Có gì cần chuyển từ nhóm I sang nhóm II không?
- Có việc nhóm III đang chiếm thời gian nhóm II không?
4. Một số tình huống thực tế và cách xử lý
|
Tình huống |
Phân loại |
Cách xử lý |
|
Báo cáo tuần cần nộp trước 15h |
Nhóm I |
Làm ngay |
|
Khóa học kỹ năng lãnh đạo bạn đăng ký nhưng chưa học |
Nhóm II |
Đặt lịch trong tuần |
|
Tin nhắn từ đồng nghiệp hỏi việc không liên quan |
Nhóm III |
Trả lời sau/ Uỷ quyền |
|
30 phút xem video giải trí trong giờ làm |
Nhóm IV |
Loại bỏ hoặc giới hạn thời gian |
5. Tại sao nhân sự trong công ty nên áp dụng ma trận này?
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, nơi mà áp lực thời gian, sự phân tán công việc và cơn bão “việc gấp” luôn hiện diện, khả năng quản lý thời gian không còn là một kỹ năng phụ trợ – mà trở thành một năng lực cốt lõi. Việc áp dụng Ma trận Eisenhower trong công việc hằng ngày giúp đội ngũ nhân sự không chỉ xử lý công việc hiệu quả hơn mà còn hình thành tư duy làm việc có chiến lược.
5.1. Chủ động quản lý công việc, tránh bị cuốn theo những việc khẩn cấp
Không ít nhân viên rơi vào vòng xoáy “chữa cháy”, luôn bận rộn với việc khẩn cấp nhưng lại bỏ quên việc quan trọng. Ma trận Eisenhower giúp từng cá nhân nhận diện rõ loại công việc đang làm, từ đó chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên. Việc này tạo ra một guồng làm việc bình tĩnh, kiểm soát tốt tiến độ và tránh bị động trong xử lý các tình huống bất ngờ.
5.2. Tập trung vào kết quả, không phải chỉ đơn thuần là hoàn thành việc
Thay vì cố gắng hoàn tất càng nhiều việc càng tốt, nhân sự học cách tập trung vào những nhiệm vụ thực sự tạo ra giá trị. Việc quan trọng thường gắn với mục tiêu dài hạn, sự phát triển cá nhân, hiệu quả công việc và định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Khi nhìn công việc qua lăng kính “quan trọng hay không”, mỗi cá nhân trở thành một mắt xích có tầm nhìn thay vì chỉ đơn thuần là người “làm việc được giao”.
5.3. Tối ưu năng suất cá nhân và hiệu quả đội nhóm
Ma trận không chỉ hữu ích cho từng cá nhân mà còn là công cụ hỗ trợ quản lý nhóm hiệu quả. Khi mỗi thành viên hiểu rõ ưu tiên, nhóm có thể phối hợp trơn tru, tránh trùng lặp và lãng phí nguồn lực vào những đầu việc không đáng. Đây là nền tảng để xây dựng các nhóm làm việc chủ động, linh hoạt, và hướng đến kết quả chung.
5.4. Giảm căng thẳng và nâng cao khả năng ra quyết định
Việc liên tục đưa ra quyết định giữa hàng tá công việc không tên khiến nhiều người rơi vào trạng thái quá tải. Ma trận Eisenhower giúp đơn giản hóa quy trình ra quyết định thông qua một khung phân loại rõ ràng. Khi đã phân nhóm xong, việc chọn làm việc gì trước trở nên dễ dàng và bớt áp lực hơn. Từ đó, năng lượng tinh thần được tiết kiệm cho các quyết định thực sự quan trọng.
5.5. Góp phần xây dựng văn hóa làm việc có trọng tâm
Khi Ma trận Eisenhower trở thành một phần trong tư duy và công cụ làm việc chung, công ty từng bước hình thành một văn hóa làm việc chủ động, có chiến lược và không bị xao nhãng. Đây là yếu tố quan trọng để tổ chức phát triển bền vững, nhất là trong giai đoạn tăng trưởng hoặc tái cấu trúc.
6. Kết luận: Bí quyết không phải là làm nhiều – mà là làm đúng
“Sự khác biệt giữa người hiệu quả và người bận rộn nằm ở việc biết nói ‘không’ với những điều không tạo ra giá trị.”
Mỗi tuần, hãy dành 15 phút đầu tuần để sắp xếp lại công việc theo ma trận Eisenhower.
Hành động nhỏ này có thể tạo nên thay đổi lớn cho cả sự nghiệp và cuộc sống của bạn.
_______________
NR Global – Website & Marketing
Marketing khó, có NR Global lo
➤ Địa chỉ: 100 Bế Văn Đàn, Đà Nẵng
➤ Website: nrglobal.vn
➤ Email: info@nrglobal.vn
➤ Hotline: 0935 19 19 03
